ΝΑΙ u Κατανοήστε πλήρως γιατί θέλετε να συλλέξετε δεδομένα: wΠοιοι είναι οι επιχειρηματικοί σας στόχοι; wΘέλετε να μειώσετε το κόστος στόλου; Να μειώσετε την κατανάλωση καυσίμου; wΝα ελαχιστοποιήσετε τα ατυχήματα; Να αυξήσετε την παραγωγικότητα; u Αυτό θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε το είδος δεδομένων που θέλετε να συλλέξετε και να προσδιορίσετε τους διάφορους εμπλεκόμενους φορείς. Η καταγραφή της κατανάλωσης καυσίμου, π.χ., απαιτεί δεδομένα οχημάτων, όπως ενδείξεις χιλιομετρητή, αποζημίωση εξόδων οδηγού ή κόστους καυσίμων (αν πληρώνεται μέσω κάρτας καυσίμου ή άλλης διαδικασίας). Πολλά από αυτά τα δεδομένα ταυτοποιούν τους οδηγούς. u Εάν πρέπει να ελέγχετε τους οδηγούς κατά την οδήγηση και συλλέγετε δεδομένα που μπορούν να τους ταυτοποιήσουν, πρέπει να εξασφαλίσετε γραπτή άδειά τους ή να καθορίσετε με σαφήνεια την πολιτική συλλογής δεδομένων σας στις συμβάσεις εργασίας. u Αξιολογήστε με σαφήνεια και σωστά τις άδειες δεδομένων με τρίτους. Το πιθανότερο είναι να συνεργαστείτε με παρόχους σε έργα δεδομένων. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να διευκρινίσετε σε ποιον ανήκουν τα δεδομένα, ποιος είναι υπεύθυνος για την προστασία τους και ποιος δικαιούται να πράξει τι με αυτά; Οι ερωτήσεις προς τους συνεργάτες σας μπορούν να είναι: wΠοιος πρόκειται να χρησιμοποιήσει, ποια δεδομένα και με ποιον τρόπο; wΠοια δεδομένα θα είναι προσβάσιμα σε ποιον; wΠώς θα χρησιμοποιηθούν τα δεδομένα και από ποιον; u Διασφαλίστε ενιαία πηγή, που σημαίνει ότι τα βασικά δεδομένα θα είναι σαφή και συνεπή. Τα οχήματα, τα συμβόλαια και τα αρχεία πρέπει να είναι προσβάσιμα εξίσου από όλες τις υπηρεσίες (HR, οικονομικές, διαχείρισης στόλου κ.λπ.). Προσδιορίστε αυστηρά ποιος μπορεί να τροποποιήσει, να προσθέσει ή να ενημερώσει τα αρχεία. Μπορείτε επίσης να επιτρέψετε την πρόσβαση ολόκληρης της εταιρείας σε μη εμπιστευτικά δεδομένα, περιορίζοντας αυτούς που τα διαχειρίζονται, αποτρέποντας έτσι την αναπαραγωγή αντιτύπων. ΌΧΙ u Αν και είναι καλό να έχετε γενική εικόνα της εταιρείας σας και να σκέφτεστε με παγκόσμιους όρους, μην εμπλέκεστε σε πολλά συγχρόνως έργα δεδομένων, προσπαθώντας να αναλύσετε τα πάντα ταυτοχρόνως. Θα πνιγείτε στα δεδομένα και θα δυσκολευτείτε. Βεβαίως, επιθυμείτε να εκμεταλλευθείτε στο έπακρον τα δεδομένα του στόλου σας, αλλά θέστε προτεραιότητες με βάση, είτε τις επιπτώσεις στο τελικό αποτέλεσμα, είτε γρήγορες και εύκολες λύσεις. u Μη παραμελείτε την ασφάλεια. Τα δεδομένα, από τη στιγμή που παρέχονται για απόκτηση πολύτιμων επιχειρηματικών γνώσεων, αποτελούν στοιχεία υψηλής αξίας και πρέπει να προστατεύονται όπως όλα τα άλλα πολύτιμα πάγια στοιχεία σας. Μην παραμελείτε τις ρυθμίσεις ασφαλείας, την εκπαίδευση των εργαζομένων για την ασφάλεια δεδομένων και τις πολιτικές ασφαλείας. Τι πρέπει να κάνετε και τι να αποφύγετε ΣΥΛΛΟΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (GDPR) εξουσιοδοτεί τις εποπτικές αρχές να επιβάλλουν πρόστιμα έως και 20 εκατ. ευρώ ή 4% του συνολικού ετήσιου κύκλου εργασιών ενός οργανισμού, εάν κριθεί ένοχος παράβασης. Η παραβίαση του GDPR μπορεί να κοστίσει ακριβά. Τι μπορούν να κάνουν οι υπεύθυνοι στόλου για να παραμείνουν νομοταγείς; 52 ΟΚΤΩΒΡΙΟΣ 2022
RkJQdWJsaXNoZXIy ODAxNzc=