Fleet Business #5

1 Δημιουργία ομάδας RFP Η τηλεματική άπτεται διαφόρων τμημάτων, οπότε συμφέρει να συμμε- τάσχουν από την αρχή όλα τα ενδια- φερόμενα μέρη στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Μια επιτροπή που περι- λαμβάνει εκπροσώπους οικονομικών, μισθοδοσίας, ασφάλειας, πληροφορι- κής, operations, fleet και ανθρώπινου δυναμικού, θα σας διασφαλίσει. 2 Εκπαίδευση της επιτροπής RFP Οι λύσεις τηλεματικής περιέχουν ορολογία κατανοητή στους fleet managers, αλλά λιγότερο σε άλλους συναδέλφους τους, οπότε βεβαιωθεί- τε πως όλοι την κατανοούν. Ξεχωρί- στε τα αρχεία ανίχνευσης διαδρομών, τα δεδομένα συμπεριφοράς οδηγών και τα στοιχεία διάγνωσης κινητήρων. Προσδιορίστε τον «πραγματικό χρό- νο» -σε δευτερόλεπτα ή λεπτά- και βεβαιωθείτε ότι όλη η ομάδα κατα- νοεί τα βασικά τεχνολογικά θέματα, από τους δορυφόρους, έως το μαύρο κουτί ανίχνευσης GPS και το σύστημα επικοινωνίας που θα μεταδίδει δεδο- μένα οχημάτων στο τμήμα στόλου. 3 Καθορισμός βασικών απαιτήσε- ων Υπάρχουν πολλές ροές δεδομένων από αισθητήρες σε οχήματα, οπότε είναι σημαντικό να προσδιοριστούν οι βασικές επιχειρηματικές απαιτήσεις της εταιρείας σας από ένα σύστημα τηλεματικής. Για ορισμένους θα αφο- ρά στη βελτίωση της ασφάλειας των οδηγών και στη μείωση των κινδύνων. Για άλλους μπορεί να σημαίνει την έναρξη μιας νέας υπηρεσίας ή ακόμα τη μείωση του κόστους, την ανάλυση δεδομένων τηλεματικής για καλύτερο σχεδιασμό διαδρομών, αποτελεσμα- τικότερες αποστολές και μείωση του μεγέθους του στόλου. Καλύτερα να είστε ξεκάθαροι στους στόχους σας, δίνοντας έτσι στους πα- ρόχους την ευκαιρία να προτείνουν τις δικές τους λύσεις. Η οριοθέτηση των στόχων σας σε δύο ή τρία κύρια σημεία θα βοηθήσει στον εντοπισμό πιθανών συστημάτων και παρόχων και στην εξαίρεση κάποιων. Εάν χρει- αστεί, διαχωρίστε τους στόχους σε «απαραίτητους» και «επιθυμητούς». 4 Συνεννόηση με παρόμοιους στό- λους Η εμπειρία εγκατάστασης ενός προ- γράμματος τηλεματικής ενός παρό- μοιου στόλου μπορεί να βοηθήσει, τόσο στην αποφυγή λαθών, όσο και στην επισήμανση θεμάτων που μπορεί να έχουν παραβλεφθεί. 5 Καθορισμός απαιτήσεων πληρο- φορικής Τα δεδομένα τηλεματικής πρόκειται να τροφοδοτήσουν άλλα εταιρικά συ- στήματα πληροφορικής, όπως π.χ. η μισθοδοσία για χιλιομετρικές αποζημι- ώσεις ή οι λειτουργίες χρόνων παρά- δοσης. Βεβαιωθείτε πως όλα τα δεδο- μένα θα δίδονται σε μορφή συμβατή με το στόλο και όποιο άλλο λογισμικό χρησιμοποιείται στην επιχείρησή σας. 6 Μορφές αναφοράς και συχνό- τητα Υπάρχει πραγματικός κίνδυνος υπερ- φόρτωσης δεδομένων. Πρέπει λοιπόν να προσδιοριστούν οι αναφορές που θα επιτελεί το σύστημα τηλεματικής, πόσο συχνά απαιτούνται και πόσο λε- πτομερείς θα είναι - θα είναι αρκετό ένα σύστημα φωτεινών ενδείξεων (κόκκινο, πορτοκαλί, πράσινο) και ει- δοποιήσεων ή χρειάζεστε περισσότε- ρα στοιχεία; Αρκούν οι εβδομαδιαίες αναφορές συμπεριφοράς οδηγών; Χρειάζεται να γνωρίζετε τη θέση των οχημάτων κάθε δευτερόλεπτο, λεπτό ή ώρα και πρέπει αυτές οι πληροφο- ρίες να απεικονίζονται σε χάρτη και, εάν ναι, πόσο συχνά; 7 Εντοπισμός και πρόσκληση πα- ρόχων Έρευνα ιστορικού και συζητήσεις με συναδέλφους διαχειριστές στόλου θα εντοπίσει εταιρείες τηλεματικής με εμπειρία στην αντιμετώπιση ενός στόλου όπως ο δικός σας. Η διεθνής κάλυψη, η χρηματοοικονο- μική σταθερότητα, η υποστήριξη και εκπαίδευση πριν και μετά την εγκα- τάσταση, είναι θέματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη. Η καλή επικοινωνία με τον πάροχό σας είναι εξ αρχής απαραίτητη. 8 Συμφωνίες υποστήριξης Καθορισμός των τομέων της σύμ- βασης προμήθειας με ιδιαίτερη σημα- σία για την επιχείρησή σας, όπως η αντοχή του υλικού, η ακρίβεια των δε- δομένων, η ασφάλεια των δεδομένων της πλατφόρμας και η συμμόρφωση με τον GDPR. 9 Επιβεβαίωση επεκτασιμότητας τεχνολογίας και υποστήριξης Μπορεί ο δυνητικός σας πάροχος να αντιμετωπίσει διαφορετικούς τύπους οχημάτων (π.χ. τα ηλεκτρικά οχήματα δεν διαθέτουν τις ίδιες ενσωματωμέ- νες θύρες διάγνωσης με τα οχήματα εσωτερικής καύσης); Πόσο εύκολη είναι η αναβάθμιση του λογισμικού τηλεματικής και η ασφά- λεια πρόσθετων συστημάτων (και τι στοιχεία υπάρχουν γι΄αυτό); Πώς θα παράσχει ο πάροχος μια λύση σε άλ- λες χώρες όπου δραστηριοποιείστε ή πρόκειται να επεκταθείτε στο μέλλον; 10 Δοκιμή Επιλέξτε σημαντικό αριθμό οχημάτων και κάνετε μια δοκιμή, για να βεβαιωθείτε πως η διαδικασία εγκατάστασης είναι ομαλή, η τεχνο- λογία λειτουργεί και οι αναφορές δεδομένων παραδίδονται στη σωστή μορφή και στον σωστό χρόνο. 10 βήματα για αναζήτηση προσφορών ΤΗΛΕΜΑΤΙΚΗ Βεβαιωθείτε πως καλύπτετε όλα τα θέματα κατά την αίτηση υποβολής προσφορών (RFP) για λύσεις τηλεματικής του στόλου σας, ακολουθώντας αυτόν τον κατάλογο ελέγχου 10 σημείων. 57 ΟΚΤΩΒΡΙΟΣ 2020