Fleet Business #7

Εάν οι αποζημιώσεις πραγματοποιού- νται βάσει υπαρχουσών διαδικασιών, υπάρχει μικρότερος κίνδυνος λαθών και παρεξηγήσεων. 6 Φορολογία Με εξαίρεση κάποιων χωρών, οι περισσότερες δαπάνες κινητικότητας ακολουθούν τους μισθολογικούς κα- νόνες όσον αφορά στη φορολογία, όταν χρησιμοποιούνται για μετακι- νήσεις προς και από την εργασία ή ιδιωτικές. Μια γενική δήλωση αρκεί, αλλά πιθανόν οι εργαζόμενοί σας να χρειάζονται περισσότερες λεπτομέ- ρειες. Αυτό μπορεί να έχει τη μορφή πρόσθετης επεξήγησης για μια χώρα ή να περιλαμβάνεται στον οδηγό χρή- σης, αλλά καλό είναι να προβλέψετε και να έχετε τις σωστές απαντήσεις προληπτικά. 7 Διακυβέρνηση Δεν υπάρχει πολιτική χωρίς διακυ- βέρνηση και αυτό αποτελεί πρόκληση για τις πολιτικές κινητικότητας, καθώς υπάρχει μικρή εμπειρία ή σχετική γνώ- ση. Θεσπίστε αυστηρή αλλά δυναμική διακυβέρνηση. Καθώς η τεχνολογία κινητικότητας εξελίσσεται, θα ψηφιο- ποιούνται περισσότερα θέματα (π.χ. δυνατότητα προεγκρίσεων, διαχείρι- ση ψηφιακών συναλλαγών…) και θα περιορίζεται η περιγραφή πολιτικής. 8 Δεδομένα Θα συλλέγετε τεράστια ποσότητα δεδομένων συμπεριφοράς - μερικά από τα οποία είναι προσωπικά των εργαζομένων. Η πολιτική πρέπει να καλύπτει τον τρόπο με τον οποίο θα διαχειρίζεστε τα δεδομένα των ερ- γαζομένων και να διασφαλίζει ότι τα δεδομένα αυτά δεν θα αποθηκεύο- νται ή διατίθενται σε τρίτους. Η πολι- τική πρέπει επίσης να περιγράφει τον τρόπο επεξεργασίας και χρήσης των δεδομένων. Και πάλι, προσπαθήστε να εκμεταλ- λευτείτε όσο το δυνατόν περισσότερο τις υπάρχουσες πολιτικές δεδομένων και να ενσωματώσετε τις διαδικασίες κινητικότητας στους υπάρχοντες το- μείς δραστηριότητας. 9 Δυναμική έναντι Στατικής Οι πολιτικές κινητικότητας πρέ- πει να περιλαμβάνουν τη δυνατότητα επανάληψης, δοκιμής και βελτίωσης. Η πολιτική πρέπει να καλύπτει τον τρόπο με τον οποίο θα διαχειρίζεστε τα δεδομένα των εργαζομένων και να διασφαλίζει ότι τα δεδομένα αυτά δεν θα αποθηκεύονται ή διατίθενται σε τρίτους Οι εργαζόμενοι έχουν το δικαίωμα να το γνωρίζουν και να κατανοήσουν γιατί οι στατικές πολιτικές δεν είναι κατάλληλες: επιθυμείτε να τους πα- ρέχετε την καλύτερη εμπειρία και τις πλέον πρόσφατες λύσεις. Ωστόσο, το «δυναμικό» προϋποθέτει περιορισμούς: διαδικασίες έγκρισης πολιτικής. Θα παρέχουν τις απόψεις τους όχι μόνον η διοίκηση, αλλά και τα συνδικάτα και τα συμβούλια εργα- ζομένων. Επομένως, βεβαιωθείτε ότι διαχω- ρίζετε τα δυναμικά στοιχεία από τα στατικά και ορίστε κατάλληλες διαδι- κασίες και για τα δύο. 10 Συμβούλια Εργαζομένων και Συνδικάτα Σε ορισμένες περιπτώσεις θα εξαιρέ- σετε –μερικώς – το αυτοκίνητο από τις παροχές εργαζομένων. Αυτό αποτελεί πρόκληση για οποιαδήποτε εταιρεία. Επομένως, βεβαιωθείτε και κατανο- ήστε επακριβώς πώς και πότε να συ- νεργαστείτε με τα συμβούλια εργαζο- μένων. Δεν θέλετε να χάσετε χρόνο ή να μη συμπεριλάβετε στις συζητήσεις το συμβούλιο εργαζομένων, σύμφωνα με την επίσημη διαδικασία. 23 ΙΟΥΛΙΟΣ 2021